Quy định về ủy thác nhập khẩu mới nhất: Doanh nghiệp cần biết gì?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân sự, kinh nghiệm và điều kiện để tự thực hiện toàn bộ quá trình nhập khẩu hàng hóa. Vì vậy, ủy thác nhập khẩu trở thành giải pháp được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp lựa chọn nhằm tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong thủ tục và thuận tiện hơn khi đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.

Tuy nhiên, hoạt động này phải tuân thủ các quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương, hải quan, thuế và chính sách quản lý đối với từng loại hàng hóa. Vậy quy định về ủy thác nhập khẩu mới nhất hiện nay như thế nào? Bên ủy thác và bên nhận ủy thác cần đáp ứng những điều kiện gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Ủy thác nhập khẩu là gì?

Theo Điều 155 Luật Thương mại 2005, ủy thác mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại mà bên nhận ủy thác thực hiện việc mua bán hàng hóa với danh nghĩa của mình theo những điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác và được hưởng thù lao ủy thác.

Hiểu đơn giản, ủy thác nhập khẩu là hình thức một cá nhân hoặc tổ chức thuê một đơn vị có chức năng và năng lực phù hợp thay mình thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa.

Tùy theo nội dung hợp đồng, đơn vị nhận ủy thác có thể hỗ trợ các công việc như:

• Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài;
• Ký kết hoặc hỗ trợ xử lý hợp đồng ngoại thương;
• Thanh toán quốc tế;
• Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu;
• Đứng tên thực hiện hoạt động nhập khẩu theo thỏa thuận;
• Khai báo và thực hiện thủ tục hải quan;
• Thực hiện thủ tục kiểm tra chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý;
• Nộp các khoản thuế liên quan;
• Tổ chức vận chuyển và giao hàng cho bên ủy thác.

Phạm vi công việc cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng giữa hai bên và chính sách áp dụng đối với từng mặt hàng.

Các văn bản quy định về ủy thác nhập khẩu

Khi tìm hiểu quy định ủy thác nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý đây không phải hoạt động chỉ được điều chỉnh bởi một văn bản pháp luật duy nhất.

Một số văn bản pháp lý quan trọng liên quan gồm:

Luật Thương mại 2005: Mục 3, từ Điều 155 đến Điều 165 quy định về hoạt động ủy thác mua bán hàng hóa, bên nhận ủy thác, bên ủy thác, hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Luật Quản lý ngoại thương 2017: Điều 50 quy định về quản lý hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa.

Nghị định 69/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương, trong đó có các quy định liên quan đến quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung: Quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát và kiểm soát hải quan.

Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC: Quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải xem xét các quy định về thuế, hóa đơn, kế toán và văn bản quản lý chuyên ngành tương ứng với loại hàng hóa thực tế nhập khẩu.

Quy định về hàng hóa được phép ủy thác nhập khẩu

Một trong những vấn đề quan trọng nhất trước khi ký hợp đồng ủy thác là xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu vào Việt Nam hay không.

Về nguyên tắc, hàng hóa thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu không thể được hợp pháp hóa chỉ bằng cách sử dụng dịch vụ ủy thác.

Đối với hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành, việc nhập khẩu phải đáp ứng các điều kiện tương ứng theo quy định.

Tùy từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm một hoặc nhiều thủ tục như:

• Xin giấy phép nhập khẩu;
• Kiểm tra chất lượng;
• Kiểm dịch động vật hoặc thực vật;
• Kiểm tra an toàn thực phẩm;
• Công bố hoặc đăng ký sản phẩm;
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy;
• Dán nhãn hàng hóa theo quy định;
• Các thủ tục quản lý chuyên ngành khác.

Do đó, trước khi đặt hàng hoặc ký hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài, doanh nghiệp nên xác định chính xác tên hàng, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật, mã HS dự kiến và chính sách nhập khẩu.

Quy định đối với bên nhận ủy thác nhập khẩu

Theo Luật Thương mại, bên nhận ủy thác mua bán hàng hóa là thương nhân thực hiện hoạt động mua bán theo các điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác.

Khi thực hiện nhập khẩu, bên nhận ủy thác còn phải đáp ứng các điều kiện tương ứng đối với loại hàng hóa cụ thể.

Đặc biệt, nếu mặt hàng thuộc diện nhập khẩu có điều kiện, cần giấy phép hoặc thuộc quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp phải kiểm tra rõ chủ thể nào có trách nhiệm đáp ứng điều kiện, xin giấy phép hoặc cung cấp chứng từ chuyên ngành trước khi tiến hành nhập khẩu.

Đây là lý do doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu có kinh nghiệm, đặc biệt đối với máy móc, thiết bị, thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, thiết bị điện – điện tử và các nhóm hàng chịu quản lý chuyên ngành.

Quy định về hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng là căn cứ quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác.

Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên thể hiện rõ các nội dung như:

• Thông tin của bên ủy thác và bên nhận ủy thác;
• Tên, số lượng và giá trị hàng hóa;
• Nhà cung cấp hoặc đối tác nước ngoài;
• Phạm vi công việc được ủy thác;
• Giá trị hợp đồng;
• Phương thức và thời hạn thanh toán;
• Phí dịch vụ ủy thác;
• Chi phí vận chuyển và logistics;
• Trách nhiệm về thuế, phí;
• Trách nhiệm thực hiện giấy phép và kiểm tra chuyên ngành;
• Thời gian dự kiến giao nhận hàng;
• Trách nhiệm khi hàng thiếu, hư hỏng hoặc sai chủng loại;
• Phương thức xử lý khiếu nại và tranh chấp.

Các điều khoản càng cụ thể thì khả năng phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện càng được hạn chế.

Hồ sơ ủy thác nhập khẩu cần chuẩn bị những gì?

Bộ hồ sơ thực tế phụ thuộc vào loại hàng hóa và phương thức nhập khẩu. Thông thường, một lô hàng nhập khẩu có thể liên quan đến các chứng từ như:

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Xác lập quan hệ giữa đơn vị giao ủy thác và đơn vị nhận ủy thác.

Hợp đồng thương mại (Commercial Contract): Thể hiện giao dịch mua bán với nhà cung cấp nước ngoài.

Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa.

Packing List: Phiếu đóng gói thể hiện số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói.

Bill of Lading/Air Waybill: Vận đơn tương ứng với phương thức vận chuyển.

Tờ khai hải quan: Được khai và xử lý theo quy định đối với lô hàng nhập khẩu.

Ngoài ra, tùy từng trường hợp có thể cần C/O – chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép nhập khẩu, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận chất lượng và các tài liệu kỹ thuật liên quan.

Không phải mọi lô hàng đều sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào chính sách của từng mặt hàng để chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Quy định về thuế khi ủy thác nhập khẩu

Hàng hóa nhập khẩu theo hình thức ủy thác vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định.

Tùy từng mặt hàng, các khoản thuế có thể bao gồm:

• Thuế nhập khẩu;
• Thuế giá trị gia tăng (GTGT) ở khâu nhập khẩu;
• Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu thuộc đối tượng chịu thuế;
• Thuế bảo vệ môi trường nếu thuộc đối tượng áp dụng;
• Các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định.

Thuế nhập khẩu không có một mức cố định cho tất cả sản phẩm. Mức thuế phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ, chính sách thuế tại thời điểm nhập khẩu và khả năng áp dụng thuế suất ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt.

Vì vậy, xác định đúng mã HS và xuất xứ hàng hóa là bước rất quan trọng để doanh nghiệp dự kiến chính xác chi phí nhập khẩu.

Nhập khẩu ủy thác có phải xuất hóa đơn không?

Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi sử dụng dịch vụ.

Việc lập hóa đơn trong hoạt động nhập khẩu ủy thác phải tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Đối với trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, việc lập hóa đơn khi giao trả hàng nhập khẩu ủy thác cần được thực hiện theo quy định về hóa đơn hiện hành.

Bên cạnh phần hàng hóa nhập khẩu, phí dịch vụ ủy thác cũng là khoản cần được hạch toán và lập chứng từ, hóa đơn phù hợp.

Do quy định về thuế và hóa đơn có thể được sửa đổi theo từng thời kỳ, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện lô hàng.

Quy trình ủy thác nhập khẩu cơ bản

Một quy trình nhập khẩu ủy thác thường được triển khai qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không, mã HS dự kiến, thuế suất và các yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị nhận ủy thác

Doanh nghiệp nên lựa chọn công ty có kinh nghiệm xử lý đúng nhóm hàng mình cần nhập.

Bước 3: Ký hợp đồng ủy thác

Hai bên thống nhất phạm vi công việc, chi phí, trách nhiệm và các điều khoản liên quan.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ

Hoàn thiện hợp đồng thương mại, Invoice, Packing List, vận đơn, C/O nếu có và giấy phép/chứng từ chuyên ngành cần thiết.

Bước 5: Vận chuyển và khai báo hải quan

Hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam và bên có trách nhiệm tiến hành khai báo, làm thủ tục thông quan theo thỏa thuận.

Bước 6: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và thủ tục chuyên ngành

Thực hiện các khoản thuế, kiểm tra chuyên ngành hoặc nghĩa vụ khác nếu phát sinh.

Bước 7: Giao trả hàng và hoàn thiện hồ sơ

Sau khi thông quan, hàng được giao lại cho bên ủy thác và hai bên hoàn thiện chứng từ, thanh quyết toán theo hợp đồng.

Những lưu ý khi thực hiện ủy thác nhập khẩu

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến mức phí ủy thác. Một đơn vị báo phí thấp nhưng thiếu kinh nghiệm về chính sách mặt hàng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, bổ sung giấy phép hoặc xử lý sai chứng từ.

Trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa và tuyệt đối không sử dụng hình thức ủy thác để nhập các mặt hàng thuộc diện cấm nhập khẩu.

Đối với hàng hóa có điều kiện, cần xác định chính xác giấy phép và thủ tục chuyên ngành trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.

Ngoài ra, hợp đồng ủy thác cần quy định rõ trách nhiệm của từng bên trong trường hợp hàng hóa bị kiểm hóa, chậm thông quan, thiếu chứng từ, phát sinh thuế hoặc xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp.

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu tại Chí Anh Logistics

Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về xuất nhập khẩu hoặc muốn tối ưu nhân sự xử lý chứng từ, sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu là một phương án đáng cân nhắc.

Chí Anh Logistics cung cấp giải pháp logistics và hỗ trợ nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt trên tuyến Trung Quốc – Việt Nam. Tùy theo nhu cầu và đặc điểm lô hàng, khách hàng có thể được tư vấn phương án phù hợp từ khâu kiểm tra thông tin hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển đến khai báo hải quan và các thủ tục liên quan.

Việc sử dụng một đầu mối xử lý nhiều công đoạn giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc kiểm soát tiến độ, chứng từ và chi phí của lô hàng.

Đặc biệt, với những doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc thường xuyên nhưng chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, dịch vụ ủy thác có thể giúp giảm đáng kể khối lượng công việc liên quan đến giao dịch quốc tế và thủ tục hải quan.

Kết luận

Nắm rõ quy định về ủy thác nhập khẩu mới nhất là điều cần thiết trước khi doanh nghiệp đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Bên cạnh hợp đồng ủy thác, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến chính sách mặt hàng, giấy phép nhập khẩu, mã HS, thuế, hồ sơ hải quan và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Mỗi nhóm hàng có thể chịu những chính sách quản lý khác nhau. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng mua hàng hoặc vận chuyển hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các điều kiện nhập khẩu và lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm để hạn chế phát sinh chi phí và rủi ro pháp lý.

Khách hàng có nhu cầu ủy thác nhập khẩu, vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam hoặc khai báo hải quan có thể tham khảo thêm tại Chí Anh Logistics để được tư vấn phương án phù hợp với từng loại hàng hóa.